Agenzia delle Entrate e ricerche genealogiche

[Giovanniello]

Gentili utenti del forum,
mi rivolgo a voi per un aiuto qualificato. L'ex Conservatoria dei registri immobiliari conserva il materiale documentale relativo agli atti soggetti a registrazione, tra cui le note di trascrizione e le denunce di successione, per la seconda metà del XIX secolo.
I problema: I Conservatori ritengono che tutti i registri conservati presso gli Uffici del Territorio sono svincolati dall'obbligo di versamento agli Archivi di Stato, anche quelli risalenti appunto alla seconda metà del XIX secolo.
II problema: alle copie di ogni singolo documento vengono applicate tutte le imposte di bollo in vigore per la documentazione prodotta attualmente dagli uffici finanziari. In sostanza, agli effetti fiscali, non esiste un criterio discretivo tra documentazione prodotta cento anni fa e quella prodotta ieri.
Vi chiedo se ritenete corrette queste impostazioni alla luce delle normative vigenti sui beni culturali.
Grazie M.

[leone passante]

In merito agli obblighi di versamento agli Archivi di Stato dei documenti conservati dalle amministrazioni statali, l'art. 41 del codice dei beni culturali e del paesaggio, approvato con decreto legislativo 22 gennaio 2004, n. 42, pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 45 del 24 febbraio 2004, recita:
1. Gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant'anni, unitamente agli strumenti che ne garantiscono la consultazione. Le liste di leva e di estrazione sono versate settant'anni dopo l'anno di nascita della classe cui si riferiscono. Gli archivi notarili versano gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l'esercizio professionale anteriormente all'ultimo centennio.
2.Il Soprintendente all'archivio centrale dello Stato e i direttori degli archivi di Stato possono accettare versamenti di documenti più recenti, quando vi sia pericolo di dispersione o di danneggiamento.
3.Nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di scarto. Le spese per il versamento sono a carico delle amministrazioni versanti.
4.Gli archivi degli uffici statali soppressi e degli enti pubblici estinti sono versati all'archivio centrale dello Stato e agli archivi di Stato, a meno che non se ne renda necessario il trasferimento, in tutto o in parte, ad altri enti.
5.Presso gli organi indicati nel comma 1 sono istituite commissioni, delle quali fanno parte rappresentanti del Ministero per i Beni e le Attività Culturali e del Ministero dell'Interno, con il compito di vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito, di collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti, di proporre gli scarti di cui al comma 3, di curare i versamenti previsti al comma 1, di identificare gli atti di natura riservata. La composizione e il funzionamento delle commissioni sono disciplinati con regolamento. Gli scarti sono autorizzati dal Ministero (per i Beni e le Attività Culturali, Direzione Generale per gli Archivi, Servizio II, Via Gaeta n. 8°-10, 00185 Roma).
6.Le disposizioni del presente articolo non si applicano al Ministero per gli affari esteri; non si applicano altresì agli stati maggiori dell'esercito, della marina e dell'aeronautica per quanto attiene la documentazione di carattere militare e operativo.

[Giovanniello]

La ringrazio moltissimo per il Suo intervento. A tal proposito il mio dubbio nasce appunto dalle disposizioni che Lei cita, infatti le Conservatorie tendono a ragionare alla luce della normativa civilistica:
IL CONSERVATORE VISTI GLI ARTT. 2664, 2679 E 2681 DEL C.C. DEVE:
CUSTODIRE NEGLI ARCHIVI I TITOLI CHE GLI SONO CONSEGNATI E GLI ALTRI REGISTRI CHE SONO ORDINATI DALLA LEGGE;
CUSTODIRE I REGISTRI CHE NON POSSONO ESSERE RIMOSSI DA QUESTO UFFICIO, FUORCHE’ PER ORDINE DI UNA CORTE DI APPELLO, QUALORA NE SIA RICONOSCIUTA LA NECESSITA’;
SEGUIRE I DETTAMI DEL D. LGS. 22-1-2004 N. 42 CHE NON PREVEDONO NESSUN OBBLIGO DI VERSAMENTO DEI DOCUMENTI AGLI ARCHIVI DI STATO.
Secondo la maggior parte dei Conservatori dei Registri: LA RATIO DEL LEGISLATORE STA NEL RICONOSCERE A QUESTI TITOLI LA FONTE PRIMARIA PER L’ACCERTAMENTO DELLA PROPRIETA’ E DEGLI ALTRI DIRITTI REALI SUGLI IMMOBILI, DANDO LA POSSIBILITA’ DELLA CONSULTAZIONE OVVERO DI RICHIEDERE E OTTENERE COPIE. MA gli UFFICI NON POSSONO IN NESSUN MODO ESSERE EQUIPARATI AGLI ARCHIVI DI STATO, PUNTUALIZZANDO L’ENORME DIFFERENZA CHE LA LEGGE, CON IL LIBRO VI DEL C.C.. HA INTESO AFFERMARE E RIMARCARE.

Mi chiedo dunque come sia possibile superare il contrasto normativo ed affermare il principio che all'estrazione di copie relative a documenti ultra centenari non si applichino le imposte di bollo previste dalla normativa vigente.
Grazie
M.

[Alessio Bruno Bedini]

Ho fatto alcune ricerca presso la Conservatoria e l'Archivio di Stato di Reggio Calabria per conoscere la storia di alcuni terreni e palazzi.
In questa provincia sono nella Conservatoria gli atti dal 1920 circa ad oggi mentre gli atti precedenti sono stati versati nell'Archivio di Stato.
Ritengo che questa scelta sia la più opportuna.
Il personale di entrambi gli uffici è molto gentile anche se non mancano problemi di consultazione per la ristrettezza di personale.
In poco tempo comunque ho visionato ciò che volevo e di questo gliene sono grato.
La riproduzione in conservatoria è consentita secondo le vigenti leggi e a prezzi molto alti.

[Giovanniello]

Ringrazio anche Lei per il Suo cortese contributo.
Il punto però è questo, se per alcuni uffici immobiliari gli atti sono stati versati agli archivi di stato e dunque sono riproducibili ai costi di una normale fotocopia, perché per i medesimi atti, nelle situazioni in cui gli stessi non sono stati ancora versati in archivio, occorre pagare le imposte di bollo?
Si crea una asimmetria.E' appunto questo che sto cercando di capire sotto il profilo normativo.

[Alessio Bruno Bedini]

Credo che la normativa vada vista anche alla luce delle necessità dei singoli uffici.
Il versamento nell'archivio di Stato di Reggio è avvenuto negli anni passati credo per motivi di spazio. Infatti quando feci le ricerche, qualche anno or sono, la sede della conservatoria era molto angusta e con lavori in corso. Il "fattore spazio" è sicuramente un motivo per cui una corservatoria è costretta a versare ad un archivio di stato.
Magari altre conservatorie che hanno a disposizione molto più spazio non hanno avuto la stessa necessità e non hanno versato negli archivi di stato competenti.

[Giovanniello]

Al di là delle diverse esigenze organizzative delle singole Conservatorie, mi sembra strana la circostanza che se i beni dei miei antenati, esemplificando, sono caduti in successione a Reggio Calabria nel 1899, pagherò il mero costo di fotoriproduzione ( 50 o 80 centesimi al foglio) per ottenere le note di trascrizione conservate presso l'ads; se invece, malauguratamente, le trascrizioni relative sempre al 1899 sono state registratein una località dove non è stato effettuato il versamento, pagherò 14 euro di bollo ogni 4 fogli più altri diritti vari.
A mio modesto parere è una situazione evidentemente asimmetrica.
Il punto è:
decorsi i 40 o 70 anni previsti dalla legge come termini ordinari (addirittura per i processi penali), l'atto andrebbe versato all'archivio storico dell'ente (indipendentemente dalla trasmissione o meno all'archivio di stato competente), con applicazione della tariffa d'uso per le ricerche storiche e non amministrative.
E' questo che sto cercando di appurare.
Grazie
M.

[leone passante]

Il discorso è molto semplice. L'obbligo di versare non è in alcun modo sanzionato e comunque spesso l 'AdS competente neppure sollecita il versamento perché non ha spazi.
Gli uffici finanziari non hanno finalità di conservazione di beni culturali e dunque per loro la documentazione catastale o ipotecaria è sempre un atto di amministrazione attiva anche se vecchio di cent'anni.
Un consiglio: solleciti la Direzione dell'AdS competente perché acquisisca il fondo e speri bene.

[Giovanniello]

I Conservatori che ho contatto finora sostengono, alla luce delle disposizioni del codice civile, che non esiste addirittura l'obbligo di versamento per i pubblici registri.
Questo è un altro profilo del problema.
M.

[leone passante]

Replichi a codesti Conservatori che la normativa sul versamento non si trova nel c.c. e che sono tenuti a rispettare tutte le leggi e fonti normative equiparate nonché la normativa regolamentare. In difetto di una norma speciale che li esima dal versamento il silenzio del c.c. sul punto non può costituire deroga alla normativa di settore.

[Giovanniello]

La ringrazio davvero moltissimo per i suoi suggerimenti puntuali. Inizio ad intravedere uno spiraglio di possibilità per argomentare compiutamente sul punto.
Mi permetto, in considerazione della Sua esperienza, di riprendere il discorso a partire dalle risposte che ho ricevuto dai diversi uffici finanziari a cui mi sono rivolta, per consertirLe di approfondire il merito della questione.
La prima argomentazione consolidata dell'Agenzia è stata del seguente tenore:
il Dlgs 42/2004 chiarisce che gli organi giudiziari e amministrativi dello Stato versano all’Archivio Centrale dello Stato e agli archivi di Stato
i documenti relativi agli affari esauriti da oltre quarant’anni.
Gli archivi notarili versano all’Archivio di Stato gli atti notarili ricevuti dai notai che cessarono l’esercizio professionale anteriormente all’ultimo centennio.
Infatti, i Servizi di Pubblicità Immobiliare hanno in deposito copia dei Titoli in forza dei quali viene richiesta ed eseguita la trascrizione, la iscrizione o
l’annotazione. I rogiti notarili, però, non costituendo documenti necessari per il rilascio delle certificazioni e delle ispezioni, che per legge interessano solo le note, possono essere versati agli Archivi di Stato competenti per Territorio, purché antecedenti il quarantennio.
Lo stesso Massimario dello scarto d’Archivio delle Ex Conservatorie, approvato con D-M. 3 Novembre 1977, prot. 176977 precisa che le note sono da conservare a
tempo indeterminato in quanto adempiono alla funzione pubblicitaria. ( vedi anche art. 20, 3^ comma e art. 22 legge 27 febbraio 1985 n. 52 ).
La seconda invece, precisa che:
Il conservatore visti gli artt. 2664, 2679 e 2681 del c.c. deve:
- CUSTODIRE NEGLI ARCHIVI I TITOLI CHE GLI SONO CONSEGNATI E GLI ALTRI REGISTRI CHE SONO ORDINATI DALLA LEGGE;
- CUSTODIRE I REGISTRI CHE NON POSSONO ESSSERE RIMOSSI DA QUESTO UFFICIO, FUORCHE’ PER ORDINE DI UNA CORTE DI APPELLO, QUALORA NE SIA RICONOSCIUTA LA NECESSITA’;
Per questi motivi viene esclusa la possibilità di un versamento agli archi di stato e l'applicazione delle tariffe vigenti a tutte le tipologie di documenti conservati, prodotti 150 anni fa o l'altro ieri.
Alla luce di quello che Le ho esposto potrebbe suggerirmi la normativa più opportuna per resistere alle pretese dell'amministrazione?
La ringrazio
M.

[Giovanniello]

Vi prego di scusarmi per le inevitabili ingenuità ma sto cercando di raccapezzarmi nella giungla normativa per trovare una strada ragionevole da percorrere.
I suggerimenti di tutti mi saranno utilissimi.
Non pretendo di avere ragione a tutti i costi, ma trovo fastidioso l'atteggiamento spesse volte apodittico delle P.A., e l'indifferenza manifestata da alcuni uffici nei confronti di richieste che esulino dagli affari correnti per concentrarsi sulla ricerca delle proprie radici.
Grazie a tutti per l'aiuto
Miriam

[leone passante]

Per fortuna ci sono conservatori più virtuosi di quelli che ha avuto modo di contattare lei.

1) vada su http://www.archiviodistato.firenze.it
2) inserisca in "cerca nel sito" la parola "allegati"
3) nell'elenco degli allegati clicchi su "Tracce da salvare. Un secolo di Mugello"

Guardi un po' il PDF in calce e vedrà che i versamenti effettuati riguardano atti che arrivano fino agli anni '70 del '900.

[Giovanniello]

grazieeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeeee .....era appunto quello che cercavo.
Miriam